En ny anläggningsdel är på plats och systemen är uppdaterade. Ändå ringer man samma person när något avviker. Det är hen som vet vad som ska kontrolleras, vilka inställningar som brukar fungera och vem som ska kontaktas. Det blir tydligast vid beslut som måste fattas snabbt, när det inte finns tid att ringa någon eller vänta på rätt person.
Vad händer när vi blir beroende av några få personer?
Tänk dig en natt med reducerad bemanning. Ett värde avviker, men ligger fortfarande inom gränserna. Operatören har sett det förut men vet inte om det är normalt just nu. Den som vet är ledig. Det går en timme innan någon bestämmer sig för att stoppa, och ett tidigare beslut hade sparat både tid och risk.
Ingen gjorde fel. Instruktionen fanns och följdes. Det som saknades var kunskapen om när ett värde går från att vara normalt till att kräva handling. Hade fler haft den kunskapen kunde operatören ha stoppat direkt, eller tryggt fortsatt. Båda är bättre än osäkerheten och att vänta på besked.
I vårt arbete med industriföretag ser vi att det här sällan handlar om brist på kompetens. Utmaningen är att göra den kompetens som redan finns mindre personberoende och möjlig för fler att använda.
Gör kunskapen möjlig att använda
Hitta personberoendet. Kartlägg kritiska arbetsmoment och beslut som påverkar säkerhet och drift, och markera hur många som kan utföra dem självständigt. Börja med de moment där ett försenat beslut skulle bli dyrast. Är svaret en person vet ni var ni ska börja.
Utse och förbered efterträdare. Bestäm vem som ska kunna ta över varje moment och när kompetensen ska vara på plats. Utse helst två personer per moment, så att beroendet inte bara flyttas från en person till en annan. Planera in tiden i schemat, annars blir det aldrig av.
Träna i verkliga situationer. Låt medarbetare gå bredvid erfarna kollegor och sedan utföra momenten under handledning. Be den erfarna kollegan förklara varför hen agerar som hen gör, inte bara vad hen gör. Öva frågor som: Vad gör vi när ett värde avviker? När stoppar vi processen? Vem kontaktas och vad ska rapporteras? Träna också på att eskalera tidigt. En fråga i tid ska vara lika naturlig som ett stopp i tid.
Kontrollera att kunskapen sitter. Följ upp om fler kan agera självständigt enligt rutinerna. Låt någon som sällan utför momentet gå igenom ett avvikelsescenario och förklara sina val. Att ha läst en instruktion är inte samma sak som att kunna fatta rätt beslut när något händer.
När fler kan bedöma avvikelser behöver ingen invänta en viss person. Det handlar inte om att alla ska kunna allt, utan om att rätt kunskap finns hos tillräckligt många. Börja smått: välj ett kritiskt moment och gör kartläggningen. Det räcker för att se var sårbarheten finns.
Vad händer hos er den dagen personen som alltid vet svaret inte är på plats?
Läs mer om Mindits arbete här!
BREAKING